Nuevas normas jurídicas para la gestión documental y archivos

Lunes, Agosto 3, 2020 - 17:08

Los archivos son activos valiosos que reflejan el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o actividad intelectual.

Aunque algunas veces se asume, erróneamente, que los documentos de archivos son solo papeles engavetados en alguna oficina y que poco pueden aportar al desarrollo o gestión de la calidad, lo cierto es que se trata de un activo valioso, que refleja el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o actividad intelectual, comentó a nuestro diario Martha Ferriol, quien actualmente dirige la política nacional de Gestión Documental y Archivos.

«Estamos hablando también de que muchas veces esos acervos documentales forman parte de la memoria histórica cubana y están en manos de personas naturales que desconocen su valor patrimonial, así como las normas que deben aplicarse para garantizar su perdurabilidad», afirmó.

Ante el desconocimiento que existe en relación con estos temas, y la necesidad, por otra parte, de actualizar las normas de acuerdo con los cambios implementados en nuestra sociedad, donde han aparecido nuevos gestores documentales asociados a formas no estatales de producción, se han definido un conjunto de disposiciones jurídicas, que salen hoy publicadas en la Gaceta Oficial Ordinaria No. 55,: https://www.gacetaoficial.gob.cu/sites/default/files/goc-2020-o55.pdf agregó.

Se trata del Decreto-Ley No. 3 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos; del Decreto No. 7 Del Reglamento referido a dicho Sistema Nacional, así como de dos resoluciones ministeriales, que regulan aspectos referidos a la conservación y digitalización de las fuentes documentales.

Las nuevas normas jurídicas hacen énfasis en la obligatoriedad que tienen las personas naturales de registrar en el Fondo Estatal de Archivos aquellos documentos que tienen en su poder y que, por su valor histórico o permanente, son de utilidad pública e interés social. Nos referimos, por ejemplo, a documentos del siglo xix, que muchas veces han sido legados como herencia familiar, pero son constancia de un acontecimiento de carácter histórico, político, cultural, etc., o constituyen una memoria de la vida de una personalidad, explicó.

Ante la inquietud de si se pierde la titularidad de un documento o colección una vez inscrito, Ferriol sostuvo que el acto de registro no implica la obligación de su entrega, ni la modificación del titular. Este tipo de proceder, agregó, le garantiza al ciudadano que, en caso de que ese documento sea sustraído, se puedan hacer todas las acciones legales para recuperarlo, incluso si ya no se encuentra en Cuba.

En tal sentido, resulta necesario puntualizar que se prohíbe la extracción del país de los documentos que formen o deban formar parte del Fondo Estatal de Archivos, salvo con la autorización expresa del titular del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente.

«Además, en aquellos casos donde se detecten violaciones, que reflejen la destrucción o daño físico a la integridad del patrimonio documental, así como su exportación ilegal del país, se realiza la denuncia de conformidad con lo establecido en el Código Penal, y las medidas de sanción incluyen el traslado o decomiso de dichos documentos», puntualizó.

Uno de los aspectos más novedosos de estas disposiciones, es la inclusión de la responsabilidad que deben asumir las formas no estatales en la gestión de sus documentos.

A partir de ahora, precisó Ferriol, toda persona que ejerza una actividad por cuenta propia debe conservar una serie de documentos, relacionados no solamente con su licencia operativa, sino también con los contratos que establece con empresas estatales, cooperativas no agropecuarias o entidades presupuestadas, y otros que defina su órgano de relación.

 

lp/minjus

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