Rol del Registro Mercantil en el control de la legalidad (I)

En artículos anteriores abordamos el tema del Registro Mercantil como garante de la seguridad jurídica en el tráfico mercantil y su importante función en la prevención del lavado de activos y financiamiento al terrorismo, en esta ocasión analizamos la calificación de los documentos presentados como vía para el control de la legalidad.

 Al respecto Michelle Maureen Michel García, registradora especialista del Registro Mercantil Central, adjunto al Ministerio de Justicia, explicó para este sitio que de esa calificación de carácter obligatorio para el Registrador- depende la validez de la documentación presentada y la inscripción o no del negocio, en concordancia con las normativas vigentes.

Como instrumento de control este proceso evalúa si la documentación reúne los requisitos solicitados, entre esos la capacidad y legitimación de quienes lo otorgan o suscriban, la validez de su contenido y la autorización previa de las instituciones del Estado involucradas.  

Maureen Michel García subrayó que en los casos específicos de la creación de Sociedades de Responsabilidad Limitada (Mipymes) y de las Cooperativa No Agropecuarias (CNA), el Registrador está obligado a revisar si existe previa autorización del Consejo de Administración Municipal y la validez de la Escritura Pública de Constitución otorgada ante notario.

 Si después de realizada esta acción, dijo, los titulares desean modificar el objeto social inicialmente aprobado, cambiar de domicilio o abrir otros establecimientos mercantiles, el Registrador comprobará que las autoridades competentes hayan autorizado estos cambios.  

La Especialista enfatizó el rol del Registro en el control de los depósitos de los estados financieros, para lo cual tiene en cuenta que estén aprobados por la Junta General de Accionistas o por la de Socios, según corresponda, su firma por las personas legitimadas y la protocolización por Acta ante notario.

 Al referirse a los términos para la inscripción en el Registro Mercantil y las consecuencias que acarrea el incumplimiento de los plazos, insistió que el empresario debe hacerlo dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos requeridos para la práctica de los asientos o de lo contrario enfrentaría una sanción consistente en el recargo en las tarifas.

Con relación a la importancia que para el empresariado tiene este Registro, entre otros aspectos destacó la de conocer la vigencia y funcionamiento de una empresa con la cual se pretende relacionar y con ello establecer un contrato dentro de la legalidad y seguridad jurídica.

Igualmente enfatizó en las maneras en las cuales el Registro, dentro de sus facultades, realiza su función de control, dentro de ellas, las de auditar y verificar lo inscrito, comprobar los informes depositados en la institución y después verificar si en la práctica corresponden con la realidad y legalidad.

Al respecto subrayó que el incumplimiento de las obligaciones en cualquiera de sus etapas, puede acarrear problemas a los violadores pues si como parte de su función el Registrador mercantil detecta durante sus acciones de control incongruencias entre lo inscrito y la realidad, dispone medidas de carácter obligatorio que se notifican en el acto de verificación a los sujetos inscritos, y de incumplirse con estas podrá paralizarse el funcionamiento de esa sociedad.